La puissance d’Outlook pour gérer son temps efficacement

La puissance d’Outlook pour gérer son temps efficacement

Si je vous demandais «où sont consignées vos tâches ?», que me répondriez-vous ?

Après avoir formé plus de 400 personnes en gestion du temps et sur l’utilisation optimale d’Outlook, en partenariat avec Formations Qualitemps, voici ce que j’entends le plus souvent comme réponse :

 

  • 9605237 - businesswoman covered with adhesive notes scratching her headSur une liste (communément appelée une to-do-list)
  • Dans mon calendrier Outlook
  • Dans mon agenda papier
  • Sur des papillons adhésifs (Post-it)
  • Dans un fichier Excel
  • Dans mes courriels
  • Dans ma tête (et j’ai même entendu « dans la tête de mon boss »)
  • Dans ma boîte vocale
  • Dans le cadre de porte ou le corridor (ces fameuses discussions improvisées)
  • Dans un cahier de notes
  • Et malheureusement, rares sont ceux qui me nomment « dans ma section “tâches” d’Outlook »

 

Quel constat faites-vous de cette observation ? Probablement le même que les participants à nos formations : que leurs tâches sont généralement consignées un peu partout. Souffrez-vous, vous aussi, de dispersion d’informations ? Si oui, ne vous inquiétez pas. Vous n’êtes pas la seule personne. En fait, rares sont celles qui les consignent dans un seul endroit.

12036643 - businessman in distress on a white background.

Et savez-vous quel est l’impact de cette façon de faire sur la gestion du temps ? Plus vos tâches sont consignées dans différents supports, plus vous avez d’endroits où regarder pour décider ce que vous allez faire. Les gens peuvent passer de 1 h à 1 h 30 par jour, simplement à décider la prochaine tâche qu’ils souhaitent exécuter.

Quelle serait la solution, à votre avis ? Simple comme réponse : consigner ses tâches dans un seul endroit ! Et puisque, de nos jours, la majorité de nos tâches proviennent essentiellement de nos courriels, pourquoi ne pas utiliser notre logiciel de gestion de courriels pour en faire notre outil principal en gestion du temps ?

Que vous utilisiez Outlook, Gmail, Lotus Notes, Groupe Wize, Thunderbird, vous pouvez faire de votre gestionnaire de courriels un puissant gestionnaire de tâches. Ces logiciels ou plateformes permettent de gérer au même endroit les courriels, le calendrier, les contacts et les tâches. Vous pouvez ainsi transformer aisément un courriel en tâche et décider de la date à laquelle vous souhaitez effectuer votre prochain pas.

Outlook est, à mon avis, le plus puissant de tous. Il permet de paramétrer la barre de tâches pour ne faire apparaître que celles prévues le jour même, ainsi que les tâches en retard. Nul besoin d’afficher la liste complète de ses 256 obligations. Si l’on utilise bien le principe du « prochain petit pas » et que nous planifions nos suivis de façon réaliste, nous avons seulement besoin de voir ce qui est prévu dans les 24 prochaines heures, n’est-ce pas?

Néanmoins, lorsque nous sommes en train de planifier notre quotidien, il est impératif de visualiser les tâches qui s’en viennent. Outlook permet de personnaliser ses visuels dans l’onglet « tâches ». On peut aisément créer des visuels variés adaptés à nos besoins, comme « tâches à faire demain ». Il suffit de connaître la recette et les astuces pour effectuer le paramétrage.

D’ailleurs, saviez-vous que vous pouvez insérer toutes sortes d’informations dans une tâche : un courriel, un document en pièce jointe, un document en lien hypertexte, une fiche contact, un tableau, etc. ? Vous avez ainsi la possibilité de rassembler toutes les informations nécessaires pour accomplir n’importe quelle tâche et en faire le suivi, jusqu’à que cette dernière soit complétée.

En fait, toutes ces astuces ne sont que la pointe de l’iceberg, car Outlook offre encore bien plus. Généralement, les gens qui suivent notre formation « Maîtrisez son temps avec Outlook » apprécient tellement le cours qu’ils ont hâte d’aller travailler le lendemain matin pour mettre en pratique tout ce qu’ils ont appris.

Si vous souhaitez en savoir plus, je vous invite à communiquer avec moi; ce sera avec grand plaisir que je vous renseignerai.

Et si vous souhaitez suivre l’une de nos formations, je vous invite à visiter le calendrier sur le site de Formations Qualitemps, mon partenaire en formation sur la gestion du temps. Nous offrons des cours publics dans plusieurs régions du Québec. Et nous vous proposons également des formations en entreprises, dans votre région, à la grandeur la province.

Ne perdez plus de temps à faire le tour de vos tâches quotidiennement. Vous pouvez gagner beaucoup de temps en les consignant dans un même endroit. Exploitez à son maximum votre logiciel de gestion de courriels et vous pourriez vous allouer une heure de plus par jour !

18062918 - successful business team cheering isolated on white background

Bonne semaine!

Votre coach Marlène!



ACTIVE SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX

Facebook
Twitter
LinkedIn