Comment déléguer sans perdre son temps ?

Comment déléguer sans perdre son temps ?

Un des obstacles majeurs que je rencontre lorsque je forme ou lorsque je coache des gestionnaires et des entrepreneurs, c’est la délégation. Tout le monde est d’accord pour déléguer, mais peu de gens passent à l’action.

Et pourtant, les meilleurs gestionnaires et les meilleurs entrepreneurs sont ceux qui s’entourent de gens talentueux. Et ils savent comment les mettre en valeur en leur déléguant des tâches importantes en toute confiance.

Comment s’y prennent-ils ?

D’abord, je crois qu’un de leur secret est la capacité de prendre du recul pour réfléchir à ce qu’ils souhaitent déléguer. Car la délégation est une tâche qui demande de la planification, de la réflexion, si l’on veut être en mesure de bien transmettre nos attentes à la personne qu’on choisit pour recevoir le mandat. Ça ne s’improvise pas, ça ne se transmet pas dans un cadre de porte en disant « En passant… j’aimerais que tu me fasses telle ou telle chose… », sans plus d’information.

Donc, la première chose à clarifier est :

  • Qu’est-ce que je souhaite déléguer ?
  • En quoi est-ce important pour moi d’attribuer cette tâche ?
  • Qui est la meilleure personne pour réaliser ce mandat ?

 

Une fois ce point clarifié, on peut commencer à préparer les informations que l’on doit transmettre à notre mandaté. De quoi aura-t-il besoin comme information pour être en mesure de bien réaliser son mandat ? Avez-vous déjà pris le temps de vous poser cette question avant de vous lancer dans la délégation ?

Voici une série de questions que je vous propose de clarifier avant de rencontrer votre mandaté :

  1. Quelles sont mes attentes quant au mandaté ?

Quoi de plus important que de clarifier ces attentes dès le départ ? On prend souvent pour acquis qu’elles sont connues et comprises.

Et pourtant… c’est bien souvent une mécompréhension des attentes qui fait en sorte qu’un mandat n’est pas réalisé comme on le souhaiterait. Et c’est pour cette raison que trop de gens hésitent à déléguer, car ils ont vécu l’expérience négative, où leurs attentes n’avaient pas été comblées et où ils ont dû recommencer le travail à zéro.

Mais encore, est-ce que vos attentes sont réalistes ? Souhaitez-vous que le travail soit fait exactement de la même façon que vous l’auriez fait ? Êtes-vous ouvert à ce que ce soit différent, voire mieux ? À quel point l’êtes-vous ?

Et si vous conveniez des objectifs que vous souhaitez atteindre avec ce mandat, et si vous laissiez de la latitude au mandaté quant à sa façon d’y arriver ?

Déléguer requiert une bonne dose de confiance et un lâchez-prise, qui permettront au mandaté d’exploiter pleinement ses talents. Bien sûr, il faut choisir la bonne personne pour ce faire. Celle qui a les qualités requises et en qui vous avez pleinement confiance. À partir de ce moment, laissez la magie s’opérer et vous serez peut-être même surpris des résultats.

  1. Pourquoi est-ce que je lui demande de réaliser ce mandat ?

C’est important pour la personne qui se voit confier un mandat de comprendre le contexte dans lequel s’inscrit cette demande. Y a-t-il des enjeux rattachés à cette tâche ? En quoi est-ce important de réaliser ce mandat ?

Plus cette demande aura du sens pour le mandaté, plus ce dernier sera motivé à passer à l’action et à réaliser votre objectif.

  1. Pour quel résultat ?

Ensuite, c’est important de convenir du résultat attendu. Plus cette information sera claire et comprise de part et d’autre, plus vous aurez la chance d’obtenir le résultat escompté.

Comment allez-vous pouvoir mesurer que vous avez bel et bien atteint votre objectif ? Quels indicateurs vous permettraient de mesurer le résultat ?

  1. Qui sont les acteurs concernés ?

Est-ce que d’autres personnes seront impliquées dans le processus ? Si oui, quels sont le rôle et la responsabilité de chacun ?

Plus l’ensemble du portrait sera précis pour le mandaté, plus celui-ci sera en mesure de réaliser sa tâche avec succès.

  1. Pour quand ?

Cette question est primordiale et pourtant trop souvent oubliée. Pour quand souhaitez-vous la réalisation du mandat ?

C’est excellent de déterminer une date, mais avant tout, il faut s’assurer d’être réaliste. Avez-vous bien estimé le temps nécessaire à la réalisation de cette tâche ?

Encore une fois, c’est souvent sur ce plan que se situe la majorité des insatisfactions liées à la délégation. Soit que l’échéance n’a pas été clairement convenue dès le départ, soit que le temps estimé pour réaliser la tâche a été sous-estimé, soit que le mandaté ait accepté trop rapidement la tâche confiée, sans valider au préalable s’il avait le temps de l’exécuter, au travers de ses engagements en cours.

  1. Quelles sont les ressources à sa disposition ?

Est-ce que le mandaté aura à sa disposition des ressources matérielles, financières ou humaines ? Si oui, lui avez-vous communiqué lesquelles lui seront accessibles ? Ou lui avez-vous demandé lesquelles lui seront nécessaires ?

  1. De quelle manière vais-je assurer le suivi ?

Ce dernier point est l’un des plus importants, à mon avis. Comment allez-vous faire le suivi tout au long du mandat ? Conviendrez-vous de vous rencontrer pour en discuter ? À quelle fréquence ? Si des problèmes surgissent en cours de route, souhaitez-vous que le mandaté communique avec vous ? Par courriel, par téléphone, en personne ?

Toutes ces petites indications semblent banales et de peu d’importance. Néanmoins, c’est l’une des raisons principales qui fait en sorte qu’une délégation vire au cauchemar.

Si vous n’envisagez pas de faire le suivi, soyez assuré que votre mandaté arrivera fort certainement un bon jour, comme un cheveu sur la soupe, pour vous poser mille et une questions, alors que vous n’êtes pas disposé à lui répondre. Et c’est à ce moment précis que vous vous direz, dans votre for intérieur : « Pourquoi n’ai-je pas décidé de le faire moi-même. Ça aurait été plus rapide ! »

Grâce à toutes ces questions, vous constatez à quel point déléguer peut demander une certaine dose de préparation. Mais une fois tout cela bien réalisé, vous verrez vos employés, motivés et valorisés, surpasser vos attentes. Et vous aurez plus de temps à consacrer à vos vraies priorités comme gestionnaire ou entrepreneur.

Et si vous commenciez dès demain à déléguer une petite tâche ?

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 Je vous propose un canevas d’une page, sur lequel sont inscrites les sept questions. Il ne vous reste plus qu’à y déposer vos idées, et vous serez prêt à déléguer en toute confiance et à faire rayonner les talents cachés qui se trouvent dans votre équipe.

Bonne semaine !

Votre coach… Marlène



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